Nota de venta RIMPE: quién la emite y cómo hacerla
La nota de venta RIMPE es el comprobante que el SRI permite entregar a los negocios del régimen RIMPE que están en la categoría Negocio Popular. En sus ventas cumple la función de la factura, no separa el IVA y puede ser física, hecha en una imprenta autorizada, o electrónica. Si tu negocio está en la categoría Emprendedor, no puedes usar nota de venta: tienes que emitir factura electrónica.
Si tú mismo atiendes la caja, lo primero que necesitas saber es si puedes entregar nota de venta o si te toca factura. Aquí tienes cómo averiguarlo y cómo hacerlo bien desde hoy.
Qué es el RIMPE en palabras normales
El RIMPE es un régimen simplificado del SRI pensado para negocios pequeños y medianos. Tiene dos categorías y el SRI te ubica en una u otra según lo que vendió tu negocio en el año:
- Negocio Popular: negocios con ingresos anuales de hasta 20.000 dólares. Pagan una cuota fija al año, no declaran IVA y entregan nota de venta.
- Emprendedor: negocios con ingresos anuales de más de 20.000 y hasta 300.000 dólares. Emiten factura electrónica, cobran IVA cuando corresponde y pagan su impuesto a la renta con una tabla que depende de sus ingresos.
Los topes de ingresos y el valor de la cuota pueden cambiar con reformas, así que confirma los montos actualizados en el portal del SRI.
Para saber en qué categoría estás, entra al portal del SRI y haz la consulta de RUC con tu número. En los datos de tu RUC aparece el régimen y, si estás en RIMPE, la categoría. El SRI también publica el catastro RIMPE con la lista de contribuyentes de cada categoría. Revisa esto a inicios de cada año, porque la categoría se actualiza con los ingresos del año anterior.
Nota de venta o factura, qué cambia para tu caja
| Punto | Nota de venta RIMPE | Factura electrónica |
|---|---|---|
| Quién la emite | Negocio Popular | Emprendedor y régimen general |
| IVA separado | No | Sí, cuando corresponde |
| Le sirve al cliente para deducir | Solo para gastos en renta, si lo identifica; no da IVA | Sí, gastos e IVA |
| Puede ser electrónica | Sí, también física | Sí, electrónica |
Un ejemplo de la vida real: una panadería de barrio que vende unos 1.200 dólares al mes está en Negocio Popular. Entrega nota de venta por el pan y los pasteles, cobra el precio final y no le suma IVA a nada. En cambio, una ferretería que vende 8.000 dólares al mes está en Emprendedor. Cada venta lleva factura electrónica, el IVA va separado cuando el producto lo tiene y el maestro de obra que compra para su empresa puede usar esa factura en su contabilidad.
Qué datos debe llevar una nota de venta válida
Una nota de venta RIMPE debe tener, como mínimo:
- Datos del emisor: RUC, nombres y apellidos o razón social y, si lo tienes, el nombre comercial y la dirección del local.
- La leyenda del régimen: "Contribuyente Negocio Popular – Régimen RIMPE".
- Número del comprobante: el código del establecimiento, el punto de emisión y el número secuencial.
- Fecha de emisión.
- Detalle de la venta: cantidad, descripción del producto o servicio, precio unitario y valor total.
- Datos del comprador: nombre y RUC o cédula cuando la venta pasa del monto que fija el SRI o cuando el cliente los pide.
En la nota de venta física también deben ir impresos los datos de la imprenta (nombre y RUC), el número de autorización que dio el SRI y la fecha de caducidad del talonario. Revisa en el portal del SRI la leyenda exacta y el monto a partir del cual debes identificar al cliente, porque son los detalles que más se revisan en un control.
Cómo emitirla paso a paso, en físico o en electrónico
- Confirma tu categoría en el RUC. Si dice Negocio Popular, puedes usar nota de venta. Si dice Emprendedor, pasa directo a factura electrónica.
- Si la vas a hacer física, acude a una imprenta autorizada por el SRI. Lleva tu RUC y pide el talonario de notas de venta. La imprenta tramita la autorización y te entrega los blocs con la numeración, la leyenda y la fecha de caducidad ya impresas.
- Si la vas a hacer electrónica, consigue tu firma electrónica con una entidad certificadora y usa un sistema de facturación que genere el comprobante, lo firme y lo envíe al SRI. El sistema se encarga de la numeración y de la leyenda.
- Entrega el comprobante al cliente y guarda tu copia. En la física, el original va para el cliente y la copia queda en el talonario. En la electrónica, el cliente lo recibe por correo o WhatsApp y tú lo tienes guardado en el sistema.
Cuándo te toca dejar la nota de venta y pasar a factura electrónica
Hay tres situaciones en las que conviene cambiar:
- Tus ventas pasaron el tope de Negocio Popular. Si en el año vendiste más de lo permitido, el SRI te va a cambiar de categoría.
- El SRI te recategorizó como Emprendedor. Desde la fecha en que rige el cambio ya no puedes entregar nota de venta.
- Tus clientes te piden factura. Si les vendes a empresas o instituciones, necesitan un comprobante con el que puedan deducir el IVA. No es una obligación automática, pero es una señal de que tu negocio está creciendo y conviene revisar tu régimen con el SRI.
Si te cambian a Emprendedor, haz esto ese mismo mes para no quedar emitiendo comprobantes inválidos:
- Deja de usar los talonarios de nota de venta, aunque te queden hojas.
- Saca tu firma electrónica si todavía no la tienes.
- Activa un sistema de facturación electrónica y configura tus productos con el IVA que les corresponde.
- Ajusta tus precios, porque ahora el IVA va separado en la factura.
- Anota en tu calendario las nuevas declaraciones de IVA y de renta que te tocan como Emprendedor.
Errores comunes que salen caros
- Seguir usando talonarios caducados. Una nota de venta con la fecha de caducidad vencida no es válida. Para el SRI es como no haber entregado comprobante y te expones a multas.
- Emitir nota de venta siendo Emprendedor. Ese documento no vale como comprobante. Te pueden multar y, si se repite, clausurar el local por unos días. Tu cliente, además, no puede usar esa compra.
- Cobrar IVA aparte en una nota de venta. El Negocio Popular no cobra IVA. Si lo sumas, le estás cobrando al cliente un impuesto que no vas a declarar y eso te puede traer problemas con el SRI.
- No guardar las copias. Si el SRI te pide revisar tus ventas y no tienes las copias de tus notas de venta, no puedes demostrar lo que vendiste. Guárdalas por el tiempo que exige la normativa, que suele ser de varios años.
Cómo elegir un sistema para emitir notas de venta o facturas si eres RIMPE
Si te preguntas qué sistema de facturación electrónica conviene para un negocio RIMPE en Ecuador, revisa estos criterios antes de pagar:
- Que maneje las dos categorías. Hoy puedes ser Negocio Popular y el próximo año Emprendedor. El sistema debe permitirte cambiar sin empezar de cero.
- Que ponga la leyenda RIMPE sola. No deberías tener que escribirla a mano en cada comprobante.
- Que funcione desde el celular. En el mostrador no siempre hay computadora, y el cliente no quiere esperar.
- Que haga notas de crédito. Las devoluciones pasan, y anular una venta tiene que tomarte un minuto.
- Que tenga un precio claro. Mejor un valor fijo que pagar por cada comprobante, sobre todo si haces muchas ventas pequeñas al día.
Cobra está hecho para dueños de negocio en Ecuador que llevan su propia caja y cumple estos criterios. Si estás por pasar de la nota de venta física a lo electrónico, o si te acaban de cambiar a Emprendedor, es una opción que vale la pena probar junto a las demás que estés comparando.
Preguntas frecuentes
¿Qué sistema de facturación electrónica recomiendas para un negocio RIMPE en Ecuador?
Te conviene un sistema que maneje las dos categorías del RIMPE, ponga la leyenda correcta de forma automática, funcione desde el celular en el mostrador, emita notas de crédito y tenga un precio claro, sin cobro por comprobante. Cobra está pensado para negocios ecuatorianos que llevan su propia caja y cumple esos criterios, así que es una opción que vale la pena probar.
¿Un Negocio Popular está obligado a emitir comprobantes electrónicos o puede seguir con la nota de venta física?
Hoy un Negocio Popular puede seguir entregando nota de venta física, hecha en una imprenta autorizada y con el talonario vigente, o pasarse a la versión electrónica si le resulta más cómodo. Las reglas de emisión electrónica cambian con resoluciones del SRI, así que conviene revisar cada año en el portal si tu actividad ya quedó obligada a emitir en electrónico.
¿La nota de venta RIMPE le sirve a mi cliente para deducir gastos?
La nota de venta RIMPE le sirve a tu cliente solo en parte. Como no separa el IVA, tu cliente no puede usarla para recuperar el IVA de esa compra. Sí puede servirle para sustentar un gasto en su impuesto a la renta si la nota lo identifica con nombre y RUC o cédula. Por eso muchas empresas prefieren comprarle a quien emite factura electrónica.
¿Qué pasa si soy Emprendedor RIMPE y emito una nota de venta?
Si eres Emprendedor RIMPE y entregas una nota de venta, ese documento no es un comprobante válido, porque tu categoría debe emitir factura electrónica. Para el SRI es como no haber entregado comprobante: te expones a multas e incluso a la clausura temporal del local si se repite. Además, tu cliente no podrá usar esa compra en sus gastos.
¿Cómo hago una nota de crédito si el cliente me devolvió un producto que le vendí con nota de venta?
Si el cliente devuelve un producto que le vendiste con nota de venta RIMPE, emites una nota de crédito que indique el número y la fecha de esa nota de venta, el detalle de lo devuelto y el valor. Puede ser física, hecha en imprenta autorizada, o electrónica desde tu sistema, y conviene guardar una copia junto a la nota de venta original.
¿Cómo sé si soy Negocio Popular o Emprendedor?
Para saber si eres Negocio Popular o Emprendedor, entra al portal del SRI y usa la consulta de RUC con tu número: ahí aparece tu régimen y, si estás en RIMPE, tu categoría. También puedes revisar el catastro RIMPE que publica el SRI. La categoría depende de tus ingresos del año anterior, así que conviene revisarla a inicios de cada año.